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Lorsque vous êtes invité à parler ou à donner votre avis sur un sujet sans préparation au préalable, vous vous exprimez de manière spontanée, parfois pas forcément “à propos”. Les occasions où l’on parle de manière “instinctive” arrivent plus souvent que les conférences prévues et préparées à l’avance.

Par exemple

Se présenter (vous même, votre structure)

Donner son avis (pendant une réunion, après une présentation)

Répondre à des questions (lors d’un test ou d’un rendez-vous)

Voici donc quelques conseils pour penser vite et s’exprimer ainsi de manière appropriée.

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I – Mettre votre public à l’aise

Votre premier réflexe, en tant que communiquant, est de mettre à l’aise votre audience. En effet, les personnes qui se trouvent en situation inconfortable ne vont pas comprendre votre message. Vous y arriverez en travaillant sur votre anxiété.

Peu importe si votre discours est préparé ou prévu au dernier moment, votre angoisse doit être sous contrôle. Vous ne pouvez pas l’éliminer, mais vous pouvez la contrôler. Sachez que le stress, en quantités limitées, est un élément positif : il aide à nous concentrer et nous donne un sentiment d’importance.

85% des personnes admettent qu’elles stressent

lorsqu’elles doivent parler en public

Prenons un autre exemple, lorsque des gens regardent et écoutent une personne stressée parler en public, ils vont eux-même se sentir mal à l’aise. Deux situations sont alors possibles : soit l’audience vous sourit de manière polie, soit elle se sentira complètement désintéressée et elle vous ignorera pendant toute votre présentation.

Il ne faut pas voir votre exposé en public comme une performance, il faut le considérer comme une conversation AVEC votre audience.  Vous pouvez donc procéder de la manière suivante:

  • Commencez par poser des questions aux personnes présentes, cela vous permettra de les impliquer dès le départ
  • Structurez vos notes comme des questions auxquelles vous allez répondre
  • Utilisez le mode participatif plutôt que la parole froide et distante dite « professionnelle ». Par exemple,  « Bonjour tout le monde, je suis très content d’être devant vous aujourd’hui »  comparé à « Bonjour, aujourd’hui nous allons voir étape 1, étape 2, étape 3… » Dans la deuxième situation vous créez une certaine distance entre vous et votre audience.
  • Soyez concentré sur le moment présent : quels sont vos objectifs ? Quel est le message que vous souhaitez faire passer? Ce sera plus productif que de penser aux éléments que vous ne maitrisez pas, sur lesquels vous allez vous tromper.
  • Prenez quelques instants pour échauffer votre voix. Habituellement, vous n’allez pas courir sans vous être préparé au préalable…

II – Parler est une opportunité, non une menace

En règle générale, les gens sont sur la défensive et ils se referment sur eux-même quand ils se sentent attaqués. Par conséquent, dans un contexte de questions/réponses, il est impératif de ne pas vous mettre l’audience « à dos». Je pose les questions, vous y répondez. Cette étape vous permet de :

  • Clarifier tout les points qui n’ont pas été bien compris ou que vous pouvez avoir mal expliqué
  • Comprendre ce que votre audience pense
  • Reparler d’un élément important, dans ce sens vous vous assurez que votre public ne va pas l’oublier
  • Apprendre à comprendre et « lire » son public : vous pourrez le convaincre plus facilement
  • Corriger les erreurs de votre présentation, vos futurs discours seront  plus facilement compris.

Enfin, un élément fondamental lié à cet art de l’improvisation,  c’est de ne pas dire « Oui et… » et surtout « Non mais… ». « Oui et… » ouvre énormément d’opportunités, et peut porter à des divagations, tandis que « Non mais… » ferme la conversation et empêche votre audience  de se poser des questions.

III – Ralentir et écouter pour comprendre 

Votre avant dernier travail, est de ralentir et d’écouter. En effet, vous pouvez répondre de manière appropriée seulement si vous avez compris la situation dans laquelle vous vous trouvez.

Vous êtes au service de votre audience. Il faut prendre le temps pour écouter et assimiler ce que votre public vous demande. Si je ne l’écoute pas et que je ne prends pas en considération ses remarques, je ne vais pas lui donner la  réponse la plus adaptée. Vous allez en plus porter atteinte à votre réputation… Alors on écoute!

IV – Raconter une histoire 

Il est évident qu’il ne faut jamais perdre l’attention de son public.

En moyenne, une pensée structurée sera retenue par près de 40% de votre public en plus,  comparé à un discours non structuré. Les deux types d’argumentaire qui marchent le mieux sont:

  • Problème ou Opportunité -> Solution et bénéfice
  • Qu’est ce que c’est? Pourquoi c’est important? Ce que l’on fait maintenant

Par ailleurs, quelques limites peuvent apparaitre dans le fait de raconter une histoire:

  • L’histoire que vous racontez est trop simple et peut se résumer en une seule phrase. Un exemple bien connu serait “la théorie du complot” ou “le bien contre le mal”. Si vous essayez de classer tous les termes dans des catégories, vous prenez le risque d’insulter l’intelligence de votre audience, et la vôtre au passage.
  • Les histoires peuvent avoir plusieurs objectifs, et peuvent également se contredire ou rentrer en conflit avec des personnes ou des faits, ce qui ne sera pas favorable à votre exposé.
  • Nous n’avons pas toujours les bonnes histoires ou la bonne information. Il faut se souvenir que l’esprit humain ne peux assimiler que quelques éléments à la fois. En effet, les souvenirs sont peut fiables sur la durée, ils sont malléables et souvent trompeurs.

Pour aller plus loin..

Lorsque vous vous trouvez dans une situation hostile où quelqu’un conteste votre réponse, ou pire, votre intelligence, il faut savoir reconnaître l’émotion de la personne mais ne pas nommer son émotion.

Par exemple, si vous dites à une personne qu’il est en colère et qu’il vous réponds « non je ne suis pas en colère, je suis frustré » maintenant vous avez avancé un argument ridicule sur l’état mental de la personne au lieu de vous concentrer sur les éléments les plus importants.

Alors au lieu de vous tromper, penser à reformuler et expliquer.

Dans les situations de parole où il y a une conversation planifiée, mais où vous êtes interrogé ou contre-interrogé, vous ne pourrez pas mémoriser les termes définis et les structures de phrases qui peuvent tout simplement être répétés. Au lieu de cela, il faut que vous prépariez des thèmes avec des exemples concrets et des preuves que vous pouvez utiliser pour soutenir vos réponses et les rassembler si nécessaire.

Dans le cas où vous vous retrouvez dans une situation hostile, paraphraser est votre meilleure arme car cela va vous permettre de:

  • Reformuler la question de manière à y répondre plus facilement
  • Penser à la façon dont vous allez répondre à la question reformulée
  • Faire une pause et vous assurer que vous avez bien compris ce qui vous a été demandé

L’humour est un excellent moyen pour vous rapprocher de votre audience, mais cela peut se révéler risqué. Des recherches montres que le meilleur type d’humour est  la capacité à faire des blagues à votre propos, parce que ce sont les moins risquées.

Enfin, une excellente manière d’obtenir une réponse authentique d’un “communiquant professionnel ” qui sait parer et éviter certaines questions est de:

  • Lui demander « pourquoi » plusieurs fois pour essayer d’avoir plus d’informations
  • Lui demander s’il à des conseils pour une personne dans une situation particulière. Cette question permet de changer la relation est de placer cette personne en tant qu’orateur.

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Source: Think Fast, Talk Smart: Communication techniques // Matt Abrahams – Conférencier à Stanford